Pravila privatnosti

Posljednja izmjena: [datum]

Ova pravila objašnjavaju koje osobne podatke prikupljamo kada koristite ove mrežne stranice i naručujete naše usluge, zašto su nam potrebni, s kime ih dijelimo, koliko ih dugo čuvamo i koja prava imate. Ako Vam nešto nije jasno, slobodno nam se obratite.

Narudžba uvjerenja o nekažnjavanju znači da s nama dijelite osjetljive podatke: presliku putovnice, potpisanu punomoć i, na kraju, ispravu o podacima iz kaznene evidencije. Prema tome se odnosimo s punom ozbiljnošću. Prikupljamo samo ono što je potrebno hrvatskim tijelima i za pružanje usluge, Vaše isprave čuvamo u zaštićenoj pohrani koja nije javno dostupna i brišemo ih nakon što je narudžba izvršena.

1. Tko je odgovoran za Vaše podatke

Voditelj obrade Vaših osobnih podataka u smislu Opće uredbe o zaštiti podataka (EU) 2016/679 (GDPR) je:

• [Naziv tvrtke]
• Adresa: [adresa]
• OIB: [OIB]
• E-pošta: [e-pošta]
• Telefon: [telefon]

Usluge obavlja odvjetnik s pravom obavljanja odvjetništva u Republici Hrvatskoj, član Hrvatske odvjetničke komore, koji postupa na temelju punomoći koju mu date. [Odnos između tvrtke i odvjetnika te pitanje je li odvjetnik zajednički ili zasebni voditelj obrade tek treba potvrditi.]

Kontakt za pitanja o zaštiti podataka: [e-pošta za zahtjeve u vezi sa zaštitom podataka]. [Ako je imenovan službenik za zaštitu podataka, ovdje navesti njegove kontaktne podatke.]

2. Koje podatke prikupljamo

Kada naručite uslugu

• Identifikacijski podaci: ime i prezime (i eventualna ranija imena), imena roditelja, datum i mjesto rođenja, državljanstvo, broj putovnice te, ako ga imate, OIB.
• Podaci potrebni za zahtjev: razdoblje u kojem ste živjeli u Hrvatskoj, država u kojoj ćete koristiti uvjerenje i svrha (primjerice useljenje, viza ili rad).
• Isprave koje učitate: preslika putovnice i potpisana punomoć.
• Kontaktni podaci i podaci za dostavu: adresa e-pošte, broj telefona ili WhatsAppa te adresa za dostavu.
• Podaci o narudžbi i plaćanju: mogućnosti koje odaberete (kurirska dostava, ubrzana obrada), broj narudžbe, račun, plaćeni iznos i status plaćanja. Na našim stranicama ne plaćate ništa, nego plaćate račun koji Vam šaljemo e-poštom.
• Isprave koje za Vas pribavljamo: potvrda iz kaznene evidencije (uvjerenje o nekažnjavanju) s apostilleom te, ako ih zatražite, uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak i ovjereni prijevod.

Kada nam se obratite

Ako koristite kontaktni obrazac ili nam pišete e-poštom ili putem WhatsAppa, primamo Vaše ime, kontaktne podatke i poruku. Molimo Vas da putem kontaktnog obrasca ne šaljete preslike putovnice ni podatke o kaznenoj evidenciji. Za to koristite zaštićeno učitavanje na stranici za narudžbu.

Kada posjetite mrežne stranice

Poslužitelj na kojem se nalaze stranice bilježi osnovne tehničke podatke potrebne za prikaz stranica i njihovu sigurnost, primjerice vrijeme zahtjeva i tražene stranice. Te podatke ne koristimo kako bismo Vas identificirali. O kolačićima pogledajte točku 9.

3. Podaci iz kaznene evidencije

Isprave koje pribavljamo sadrže podatke o kaznenim osudama ili potvrđuju da ih nema. Prema članku 10. GDPR-a takvi podaci uživaju posebnu zaštitu i smiju se obrađivati samo pod nadzorom službenog tijela ili kada je obrada odobrena pravom Unije ili pravom države članice kojim se propisuju odgovarajuće zaštitne mjere.

Te podatke obrađujemo isključivo na Vaš zahtjev, na temelju potpisane punomoći, i samo kako bismo ispravu pribavili od hrvatskih tijela i dostavili je Vama. Odvjetnik s njima postupa u okviru obavljanja odvjetništva, koje je uređeno hrvatskim propisima o odvjetništvu, i vezan je odvjetničkom tajnom. [Pravnu osnovu prema hrvatskom pravu, uključujući Zakon o pravnim posljedicama osude, kaznenoj evidenciji i rehabilitaciji te Zakon o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka, treba potvrditi odvjetnik.]

Podatke iz kaznene evidencije nikada ne koristimo ni u koju drugu svrhu. Ne navodimo ih u porukama e-pošte, o njihovu sadržaju ne razgovaramo ni s kim osim s Vama i putem ovih stranica ne dajemo savjete o onome što je upisano u evidenciju. Ako uvjerenje sadrži upis, odvjetnik će Vam se izravno javiti.

4. Svrhe i pravne osnove obrade

Podaci iz narudžbe nužni su za pružanje usluge. Ako ih ne dostavite, ne možemo podnijeti Vaš zahtjev. Vaše podatke ne koristimo za marketing i o Vama ne donosimo odluke automatiziranom obradom, uključujući izradu profila.

5. S kime dijelimo Vaše podatke

Svakom primatelju dajemo samo ono što mu je potrebno za njegov dio posla:

• Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije (služba nadležna za kaznenu evidenciju), koje izdaje potvrdu iz kaznene evidencije.
• Nadležni općinski sud, koji izdaje apostille te, ako ga zatražite, uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak.
• Stalni sudski tumač, ako ste naručili prijevod. Sudski tumači dužni su čuvati povjerljivost podataka.
• Kurirska služba ili pošta, ako odaberete dostavu izvornika, koja radi dostave isprava dobiva Vaše ime, adresu za dostavu i broj telefona.
• Vaša i naša banka ili platna usluga, koje obrađuju plaćanje kada platite naš račun. One postupaju prema vlastitim pravilima privatnosti.
• Pružatelji usluga smještaja mrežnih stranica (hostinga) i e-pošte ([pružatelj usluge smještaja], [pružatelj usluge e-pošte]), koji podatke pohranjuju u naše ime na temelju ugovora o obradi podataka.
• Naš računovodstveni servis ([računovodstveni servis]), isključivo za račune.
• Tijela javne vlasti, kada smo na to obvezni prema zakonu.

Vaše podatke nikada ne prodajemo niti ih dijelimo u svrhu oglašavanja.

6. Prijenos podataka izvan Europskog gospodarskog prostora

Vaše podatke pohranjujemo u Europskoj uniji [lokaciju poslužitelja treba potvrditi]. Neki pružatelji usluga mogu obrađivati podatke izvan Europskog gospodarskog prostora. U tom slučaju primjenjuju zaštitne mjere predviđene GDPR-om, kao što su standardne ugovorne klauzule Europske komisije ili odluka o primjerenosti.

Kada Vam isprave šaljemo na adresu izvan EU-a, kurirska služba mora Vaše ime i adresu prenijeti u tu državu. Taj je prijenos nužan za izvršenje usluge koju ste zatražili (čl. 49. st. 1. t. (b) GDPR-a).

7. Kako štitimo Vaše isprave

• Preslike putovnica, punomoći i uvjerenja pohranjuju se u zaštićenoj pohrani koja nije javno dostupna. Nikada se ne stavljaju u javnu medijsku biblioteku stranica i nemaju javnu poveznicu.
• Datoteke dobivaju nasumične nazive, a otvoriti ih mogu samo ovlaštene osobe nakon prijave.
• Stranice koriste šifriranu vezu (HTTPS).
• Naše poruke e-pošte nikada ne sadrže Vaše isprave, poveznice na njih ni podatke iz kaznene evidencije.
• Na našim stranicama ne unosite nikakve podatke za plaćanje. Plaćate račun koji Vam šaljemo e-poštom.

8. Koliko dugo čuvamo podatke

• Učitane isprave i podaci iz zahtjeva (preslika putovnice, punomoć, imena roditelja, datum i mjesto rođenja, broj putovnice, OIB, preslike uvjerenja): automatski se brišu u roku od 30 dana od izvršenja ili otkazivanja narudžbe.
• Računi i evidencija plaćanja: čuvaju se onoliko dugo koliko to propisuju hrvatski računovodstveni i porezni propisi.
• Poruke iz kontaktnog obrasca: čuvaju se dok je potrebno da Vam odgovorimo i riješimo eventualna daljnja pitanja, a zatim se brišu [rok treba potvrditi].
• Evidencija koju je odvjetnik dužan voditi prema pravilima odvjetničke struke: [treba potvrditi odvjetnik].

Podatke možemo čuvati i dulje samo ako su nam potrebni za postavljanje ili obranu pravnog zahtjeva, i to samo dok ta potreba traje.

9. Kolačići

Koristimo samo dvije vrste kolačića:

• Nužni kolačići. Omogućuju rad stranica, primjerice pamte odabrani jezik, štite obrazac za narudžbu i pamte Vaš izbor u vezi s kolačićima. Za njih nije potrebna Vaša privola.
• Neobvezni kolačići. Primjerice, statistika o korištenju stranica. Postavljamo ih tek nakon što na to pristanete u obavijesti o kolačićima, a svoj izbor možete u svakom trenutku promijeniti putem poveznice za postavke kolačića na dnu svake stranice.

Ne koristimo kolačiće za oglašavanje ni piksele za praćenje. [Popis kolačića bit će dodan nakon postavljanja alata za upravljanje privolama.]

Gumb za WhatsApp obična je poveznica. Na naše se stranice s WhatsAppa ništa ne učitava. Ako kliknete na njega i razgovarate s nama, WhatsApp (Meta) obrađuje Vaše podatke prema vlastitim pravilima privatnosti.

10. Vaša prava

Prema GDPR-u imate pravo:

• na pristup osobnim podacima koje o Vama obrađujemo i na njihovu presliku;
• na ispravak netočnih ili nepotpunih podataka;
• na brisanje podataka, osim ako ih moramo čuvati prema zakonu;
• na ograničenje obrade u određenim slučajevima;
• na prenosivost podataka, odnosno da ih dobijete u uobičajenom strojno čitljivom obliku;
• na prigovor obradi koja se temelji na našem legitimnom interesu;
• na povlačenje privole u svakom trenutku, kada se obrada temelji na privoli. Povlačenje ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja.

Za ostvarivanje bilo kojeg od tih prava pišite nam na [e-pošta]. Možemo Vas zamoliti da potvrdite svoj identitet. Odgovorit ćemo Vam u roku od mjesec dana. Napominjemo da, ako zatražite brisanje podataka dok je Vaš zahtjev u tijeku, narudžbu možda nećemo moći izvršiti.

11. Pravo na pritužbu

Ako smatrate da Vaše podatke nismo obrađivali pravilno, molimo Vas da nam se najprije obratite kako bismo pokušali riješiti problem. Imate i pravo podnijeti pritužbu hrvatskom nadzornom tijelu:

Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP)
Selska cesta 136, 10000 Zagreb
Mrežne stranice: azop.hr

Ako živite u drugoj državi članici EU-a, pritužbu možete podnijeti i nadzornom tijelu u toj državi.

12. Izmjene ovih pravila

Ova pravila možemo izmijeniti kada se promijene naše usluge ili propisi. Datum na vrhu stranice označava posljednju inačicu. Ako izmjena utječe na narudžbu koju ste već predali, obavijestit ćemo Vas e-poštom.